В Швейцарии административное управление малыми и средними предприятиями (МСП) часто является реальной проблемой. Бюрократия накапливается, бумажная волокита накапливается, и руководители тратят драгоценное время на выполнение задач, выходящих за рамки их основной деятельности. Будь то при открытии бизнеса в Швейцарии или в повседневной жизни (резидентство, налоговые обязательства, обработка юридических документов и т. Д.) Швейцарские малые и средние предприятия сталкиваются с большим административным бременем. К счастью, есть конкретные решения для реальных административных льгот.
В этой статье мы представляем вам 5 практических советов, которые упростят административное управление вашим бизнесом во Франкоязычной Швейцарии и позволят вам сосредоточиться на главном. (Информация действительна по состоянию на 27 февраля 2025 г.)
1. Оцифруйте свои административные документы.
Первый способ упростить оформление документов - это перейти на оцифровку ваших документов. Больше нет картотек, которые переполнены бумажными счетами-фактурами и контрактами: оцифровав свои документы (счета-фактуры, контракты, квитанции, юридические документы и т. Д.), Вы можете безопасно хранить их на электронном носителе и получать к ним доступ всего за несколько кликов. Например, вместо того, чтобы физически хранить каждый счет поставщика, отсканируйте его и заархивируйте в цифровом файле. Таким образом, вы освободите место в своем офисе и избежите потери важных документов.
Дематериализация также облегчает обмен информацией. Вы сможете мгновенно отправить документ своему бухгалтеру или коллеге без задержки по почте. Кроме того, поиск определенного файла становится намного быстрее благодаря компьютерным инструментам (функция поиска по ключевым словам, фильтры по дате и т. Д.), Где копание в стопках бумаги занимало безумное количество времени.
Несколько лучших практик для правильного сканирования ваших документов :
- Используйте сканер или мобильное приложение для сканирования, чтобы создавать четкие цифровые копии ваших документов.
- Организуйте отсканированные файлы по категориям (например, : Бухгалтерский учет, Контракты, Людские ресурсы) и по годам, чтобы вам было легко там оказаться.
- Регулярно создавайте резервные копии отсканированных документов на защищенном носителе (швейцарском облачном сервере или внешнем жестком диске), чтобы предотвратить потерю данных.
- Убедитесь, что ваши цифровые копии соответствуют требованиям законодательства Швейцарии. действительно, швейцарское законодательство разрешает электронное архивирование бухгалтерских документов при условии, что они гарантируют их целостность и удобочитаемость с течением времени (например, хранение подтверждающих документов в течение десяти лет (Электронное ведение бухгалтерских книг)). Не стесняйтесь ознакомиться с официальными рекомендациями, чтобы убедиться, что ваша система сканирования соответствует требованиям.
2. Упорядочивайте и классифицируйте свои документы для быстрого доступа.
Второй совет направлен на обеспечение безупречной организации ваших документов, будь то цифровые или бумажные. Методичный рейтинг сэкономит вам драгоценное время в повседневной жизни. Точно зная, где хранить и где найти каждый документ, вы избегаете бесконечных поисков и потери информации.
Начните с логической структуры ваших папок. Например, разделите документы по темам: бухгалтерский учет, налогообложение, отдел кадров, юриспруденция и т. Д. В каждой категории классифицируйте по годам, затем по типу документа или по дате. Таким образом, когда вы будете искать отчет за прошлый год или конкретный контракт, вы сразу поймете, где искать. Этот подход работает как с вашими бумажными архивами (с хорошо маркированными папками или папками), так и с вашими компьютерными файлами.
Несколько советов по эффективному ранжированию :
- Определите четкие категории для всех ваших документов (например, : Счета-фактуры, Контракты, Банк, Заработная плата, Законный).
- Примите согласованное соглашение об именах для ваших цифровых файлов, чтобы сразу идентифицировать их (например, : 2025-03-15_Фактура_ClientX.pdf или Contrat_Locaux_2024.docx).
- Немедленно храните каждый вновь полученный или созданный документ в нужной папке, вместо того чтобы оставлять стопки бумаг или файлов валяться на рабочем столе компьютера.
- Если вы храните оригинальные документы в бумажном виде, храните их в хорошо маркированных картотеках или коробках и сохраняйте цифровые копии для дополнительной безопасности.
3. Используйте программное обеспечение для административного управления, чтобы автоматизировать свои задачи.
Технологии являются союзником малого и среднего бизнеса в снижении нагрузки на ручной труд. Инвестирование в программное обеспечение для административного управления может изменить способ вашей работы за счет автоматизации множества повторяющихся задач. Например, хорошее программное обеспечение может автоматически генерировать ваши счета, отслеживать платежи клиентов и даже повторно выставлять просроченные счета без ручного вмешательства. Точно так же управление заработной платой можно значительно упростить с помощью инструмента, который рассчитывает заработную плату, социальные вычеты и генерирует платежные ведомости всего за несколько кликов.
Существует множество программных решений, адаптированных к потребностям швейцарских компаний. Программное обеспечение для онлайн-бухгалтерского учета позволяет интуитивно управлять своими счетами и НДС, часто на французском и английском языках (идеально подходит для франкоязычной Швейцарии). Другие инструменты специализируются на электронном управлении документами (GED), учете рабочего времени и проектов или управлении клиентами (CRM). Государство даже предлагает бесплатные платформы для выполнения определенных формальностей: например, портал EasyGov.swiss помогает вам выполнять различные формальности онлайн административные формальности официальные (регистрация в торговом реестре, запрос номера НДС и т. Д.), Что позволяет избежать утомительной бумажной работы.
Задачи, которые вы можете автоматизировать с помощью цифровых инструментов :
- Выставление счетов и бухгалтерский учет : выставление счетов-фактур, автоматическая отправка клиентам, регистрация платежей, расчет НДС
- Управление заработной платой : автоматический расчет ежемесячной заработной платы, взносов AVS / AI / APG и редактирование платежных ведомостей
- Административный контроль : автоматические напоминания о сроках погашения (аренда, страхование, продление подписки) с помощью электронного календаря
- Управление контактами и продажами : CRM может отслеживать ваших потенциальных клиентов и клиентов, отправлять типичные электронные письма и избегать ведения списков вручную
Используя правильные инструменты, вы сэкономите время и снизите риск ошибок. Конечно, для установки и изучения программного обеспечения требуются небольшие первоначальные вложения (время и деньги), но окупаемость инвестиций достигается быстро: меньше времени тратится на администрирование и больше контроля над вашими операциями.
4. Делегируйте второстепенные административные задачи.
Четвертый совет - не делайте все самостоятельно. Как руководитель малого и среднего бизнеса, ваше время ценно и должно быть потрачено на развитие вашего бизнеса. В административные задачи распространенными, особенно наиболее трудоемкими, могут быть делегаты компетентным людям. Например, наем секретаря или помощника по административным вопросам (даже на неполный рабочий день) может значительно облегчить вашу повседневную жизнь, взяв на себя ответственность за переписку, текущие счета, подачу документов или организацию повесток дня. Если набор персонала собственными силами невозможен, подумайте овиртуальный помощник или внештатный сотрудник, который может удаленно выполнять определенные задачи, такие как ввод данных, форматирование документов или управление электронной почтой.
Вы также можете передать часть своего административного управления на аутсорсинг доверительному управляющему (бухгалтерской фирме). Внешние эксперты, такие как ODM Fiduciaire, могут поддерживать сложные и регулируемые домены, например :
- Ведение вашего бухгалтерского учета и составление годовых балансов
- Налоговые декларации и декларации по НДС, а также налоговое представительство от вашего бизнеса к властям, если это необходимо
- Управление заработной платой и социальным страхованием ваших сотрудников с соблюдением последних юридических обязательств
- Ла адрес вашей компании (предоставление официального адреса) и административные процедуры, связанные с торговым реестром
Обращение к специалистам имеет несколько преимуществ :
- Экономия времени : вы сосредотачиваетесь на своем основном бизнесе, в то время как административное управление выполняется в фоновом режиме
- Соответствие и душевное спокойствие : профессионалы в области законодательства Швейцарии следят за тем, чтобы все ваши обязательства выполнялись своевременно
- Экспертиза : опытный попечитель сможет проконсультировать вас и оптимизировать ваши процессы (например, сообщив вам о возможностях экономии или субсидиях).
- Гибкость : вы можете делегировать только то, что вам нужно (от простого учета до полного административного управления), на разовой или регулярной основе, без необходимости нанимать сотрудников на полный рабочий день
Делегирование полномочий не означает потерю контроля: напротив, полагаясь на компетентную команду, вы повышаете эффективность, оставаясь при этом ответственным за принятие решений. Это инвестиция, которая часто приводит к значительному повышению производительности вашего малого и среднего бизнеса.
5. Планируйте свои административные сроки (налоговые декларации, платежи, юридические обязательства).
Последний совет, позволяющий упростить управление вашим малым и средним бизнесом в Швейцарии, - это предвидеть все ваши административные сроки. Речь идет о составлении четкого графика всех обязательств, которые должны быть выполнены, и задач, которые должны быть выполнены в определенные даты. Без организации легко упустить важный срок, что может привести к штрафам (например, в случае несвоевременной подачи налоговой декларации или уплаты взносов). Планируя заранее, вы избавляетесь от стресса в последнюю минуту и можете спокойно подходить к каждому сроку.
Начните с перечисления всех административные сроки повторяющиеся сообщения о вашей компании. Это включает, среди прочего :
- Декларации по НДС (часто ежеквартальные для малого и среднего бизнеса, в зависимости от вашей налоговой системы)
- Годовая налоговая декларация компании (налог на прибыль на кантональном и федеральном уровнях)
- Платежи по налогам на заработную плату (AVS, LPP, AC и т. Д.) И обязательному страхованию (от несчастных случаев, профессиональных заболеваний и т. Д.)
- Установленные законом сроки, такие как подача годовой отчетности, очередное общее собрание или продление лицензий / разрешений на деятельность
- Оплата счетов поставщиков и арендной платы, чтобы избежать прерывания обслуживания из-за задержки
После того, как эти обязательства будут перечислены, внесите их в ежедневник (бумажный или цифровой), заранее установив напоминания. Например, если крайний срок назначен на 30 апреля, запланируйте напоминание в начале апреля, чтобы подготовить необходимые документы. Вы можете использовать электронный календарь, которым поделились со своей командой, или настроить оповещения на своем смартфоне. Некоторые упомянутые выше программные решения также отправляют автоматические напоминания о повторяющихся административных задачах.
Не стесняйтесь регулярно проверять, появляются ли какие-либо новые обязательства (например, вступающие в силу законы или постановления). Соответствующим образом обновляйте свой календарь, основываясь на официальных сообщениях властей. В случае сомнений ваш доверительный управляющий может помочь вам составить подробный график погашения в соответствии с нормативными актами. Благодаря правильному планированию ничто больше не застанет вас врасплох, и вы будете выполнять свои формальности вовремя, без ненужного стресса.
Заключение
Применив эти пять приемов, вы быстро заметите значительное облегчение и реальное упрощение вашего административного управления в рамках вашего малого и среднего бизнеса. Цифровизация, хорошая организация, использование современных инструментов, разумное делегирование полномочий и тщательное планирование сэкономят ваше время и избавят от многих хлопот. Таким образом, вы сможете больше посвятить себя развитию своего бизнеса, оставаясь при этом в полном соответствии с административными требованиями Швейцарии.
Вы хотите пойти дальше или вам нужна помощь в внедрении этих передовых практик? Связаться с доверенным лицом ODM, ваш надежный партнер во франкоязычной Швейцарии, для индивидуального административного сопровождения и советы, подходящие для управления вашим швейцарским МСП. Наша команда экспертов может помочь вам во всех ваших начинаниях, от создания и регистрации вашего бизнеса до текущего ведения бухгалтерского учета и налогового представительства в органах власти. Не стесняйтесь обращаться к нам с просьбой облегчить административную нагрузку на ваш малый и средний бизнес – вы получите спокойствие и эффективность!
